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总拥有成本来衡量资本型设备的成本，能使你的企业对运作成本有真实的了解，也有助于选择较合适的供应商和谈判策略。
在资本型设备的采购中，必须以总拥有成本（TCO）来衡量其成本。由于一台设备会在你的工厂中使用许多年，所以对其整个生命周期内发生的成本进行计算——而不是只关注购买时的价格——能给您带来更加合理、更富有成效的选择结果。
支付的结构
大金额的采购往往需要多种融资方法。货到后一次性付款、分期付款、按揭和租赁等都是融资可选择的方法。但在计算资本的真正价值时要记住，随着时间的推移，钱是会产生附带价值的。比如，当你贷了款后，你必须在规定的时间内支付利息；或者你把本来存在银行里用来赚取利息的钱去买了一辆能为你带来更多收入的运输卡车。付款结构将直接影响你实际的付出金额。为了计算出这个实际付出金额，应该把利息连同本金一起计算进去。但有一点必须永远记住的是，无论哪种融资手段，至少要做到款项中的相当一部分（20%）应该在整个设备运转到可接受的水准后再付出。因为这笔金额至少能在设备出现问题后，促使供应商能尽早解决问题。否则，您同供应商的谈判筹码就会丧失殆尽。
折旧
您的财务部职员会确定用何种方式折旧，并计算出相关的税款。你应该要求他们计算出各项支付手段所对应的总成本，并把这些成本数据归入到TOC中。
估计使用寿命
估计设备的使用寿命应该是采购的职责之一。虽然供应商会提供设备的相关信息，但你公司的技术人员必须对其进行审核，或者请第三方**评估。对生命周期的估计是成本核算的重要组成部分之一。
交换价值
您公司是否要更换现有的旧设备呢？如果是，你的旧设备是否有交换（变卖）价值？因此，应该考虑将旧设备的交换价值计算为公司收入的一部分。同样，新设备今后也会有交换价值，买新设备时，也要将今后的交换价值考虑进去。
现场改造成本
引进新设备时，是否需要对工作现场进行必要的改造？比如一套大型计算机系统可能要求特殊的空调设备、消防系统甚至特殊的地面（地板下布线）。工厂里一台大型设备的安装要求有额外的配套供电设施。所以，如果有任何现场改造的话，其费用也应包含在该设备的TOC中。
包装成本
资本型设备常常需要特殊的包装，如木箱，要弄清楚这是否已经包括在购买价格当中还是另行计算。如果包括在合同价里的话，最好把它分离出来，并明确写明。因为包装和打包的成本在谈判议价中很有可能被免去。
运输
资本型设备通常比较昂贵，而且有可能很重或易碎，另外也会有较长的lead time。所以，采购方常常希望在移交过程中，设备的所有权仍属于供应商一方。道理很简单，如果在移交过程中你已经拥有了这一财产，那么，一旦出现破损或遗失，你仍然必须按Invoice的金额付款，此外，你还得承担运输费、对承运人的追究费、向供应商重下订单的成本费用，以及耽误的时间所造成相应成本等等。相反，如果在你得到设备之前，设备的所有权依然属于供应商的话，你就不必承担上述风险。当然，所有条款都必须事先与供应商确认，你可以尽量不承担运输过程中的相关费用，即使有，它们应该属于TOC。
安装
如果设备很沉重或很庞大，你当然希望供应商来负责卸货并把设备放入场地的工作。你可以试着与对方谈判，看看能否在设备安装完毕之后再移交所有权，且安装工作也由供应商承担。当然，与之相应的任何费用要事先加以确认，并算作TOC的一部分。
技术支持
在初期，供应商是否提供技术帮助？如果设备很复杂很精密的话，往往需要花一段时间进行调试，直至设备正常运作。供应商提供的必要技术支持很可能关系到能否尽快地调试完毕。如果这方面有额外收费的话，也应属于TOC。
操作人员咨询
购置设备还必须考虑操作人员或技术人员的咨询问题。要明确供应商是否派人员来现场指导咨询？是否有额外的咨询费？咨询费应该是该设备的TOC的一部分。如果要到供应商处接受咨询，还要考虑其中的差旅成本。
服务与维修
在最初的采购合同中应该谈妥设备终身维修保养的条款，其中包括正常维修的频率和紧急维修的处置。将维修可能发生的次数乘以每次的价格，可大致了解所需的服务和维修成本。
供应和配件
应该估计出一段时间内（一个月或一年）对供应件/料的消耗，然后再根据总的使用寿命，计算出总消耗成本。配件的需求信息可以根据过去的经验、有类似设备的用户处，或者供应商本身的意见来确定。配件的供应及其价格问题应该在先期的谈判中就讲清楚，否则，以后到市场上去买的话，价格要贵得多。当然，预先确定的配件使用量也是TCO的一部分。
以下是购买一台大型复印设备的TOC计算案例。所选的成本因素包括付款结构、已由复印机的交换价值、运输、安装、操作咨询、服务维修、供应和零配件。这台复印设备使用在一家大公司的行政中心，预计每个月要复印1,500,000张，使用寿命为五年。
费用分类
合计
财政：
订价
$100,000
交换价值
-20,000
支付结构（利息—折旧）（折旧方法：5年直线）
14,500
一次性费用:
运输
450
吊运和安装
300
操作人员咨询（@$150/hr.）
750
持续费用:
服务和维修（$10/yr.）
45,000
供应（纸张、碳粉等）
280,000
配件（鼓、滚筒等）
50,000
Total Cost of Ownership
$471,000
每张拷贝成本
1.6分
对资本型设备的TOC的计算能使你的企业对运作成本有真实的了解（如本案中的1.6分/拷贝）。在上述案例中，大部分的成本来自于持续成本，而不是最初的购买价格。对这些数据的审核分析有助于选择较合适的供应商和谈判策略。 |
